Zpracování dat žáků

1. Kdo je kdo

• Vy (lektor) jste správce. Rozhodujete, koho si zapíšete a co si k němu poznamenáte.
• My (Filip Zradička, IČO 30033713) jsme zpracovatel. Data držíme a zpracováváme jen proto, abychom vám mohli poskytovat službu.

Znamená to, že za zákonnost sběru odpovídáte vy. My odpovídáme za to, že s daty nakládáme podle vašich pokynů a bezpečně.

• Předmět a účel: uložení a zpracování údajů, které do Doučka zadáte, abychom vám mohli poskytovat službu – kalendář, evidenci lekcí, přístup rodičů, připomínky, platby, faktury a dohody.
• Doba: po dobu, kdy Doučko používáte, a do smazání dat podle článku 8.
• Čí údaje: žáci (často nezletilí), jejich rodiče a další zákonní zástupci.
• Jaké údaje: jméno, třída, kontakty, adresa lekce, termíny a obsah lekcí, hodnocení, poznámky, ceny a stav plateb, údaje na fakturách a v dohodách. Zvláštní kategorie údajů (např. o zdraví) Doučko nevyžaduje; zapíšete‑li je, odpovídáte za souhlas k nim.

2. Co po vás GDPR chce

Údaje žáka zpracováváte kvůli doučování, které jste si domluvili. Právním důvodem je plnění smlouvy s rodičem (nebo se zletilým studentem), ne souhlas  – ten by šel kdykoli odvolat. Rodiči ale musíte říct, že údaje vedete v Doučku, a dát mu odkaz na tyto zásady. Pro údaje, které k doučování nutně nepotřebujete (například poznámky o zdraví), si od rodiče vyžádejte výslovný souhlas.

Dále byste měli:

• zapisovat jen údaje, které k doučování opravdu potřebujete,
• na požádání údaje opravit nebo smazat,
• nesdílet přístup ke svému účtu s nikým dalším – když učíte s někým dalším, přizvěte ho do týmu s vlastním přihlášením. Lidé v týmu jednají za vás: poučte je, jak s údaji zacházet, a když s vámi přestanou učit, odeberte je.

3. Co s daty děláme my

• Zpracováváme je jen pro provoz Doučka – nikde je nepoužíváme k ničemu jinému.
• Neprodáváme je a nepředáváme nikomu kromě dodavatelů uvedených v zásadách.
• Vaše pokyny jsou to, co v Doučku nastavíte a uděláte (zapíšete žáka, pošlete pozvánku, vystavíte fakturu), a tyto podmínky. Jiné pokyny přijímáme písemně, i e‑mailem. Pokud by pokyn podle nás porušoval předpisy o ochraně údajů, upozorníme vás na to.
• Zajišťujeme přiměřené zabezpečení (šifrované spojení, přístup k datům jen pro toho, komu patří, zálohy) a mlčenlivost všech, kdo se k datům dostanou. Mlčenlivost trvá i po skončení spolupráce.
• Pomůžeme vám, když někdo uplatní svá práva (přístup, oprava, výmaz, přenositelnost), a s posouzením vlivu nebo konzultací s Úřadem pro ochranu osobních údajů, pokud byste je potřebovali.
• Únik dat vám oznámíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme – s tím, co víme o rozsahu, dotčených údajích a přijatých opatřeních, abyste mohli případně splnit svou povinnost ohlásit ho úřadu do 72 hodin.
• Kontrola: na požádání vám poskytneme informace potřebné k doložení, že tyto povinnosti plníme, a umožníme audit nebo kontrolu vámi pověřeného auditora. Rozsah a termín se domluvíme předem; kontrola se týká jen vašich dat a nesmí ohrozit data ostatních uživatelů.
• Po zrušení účtu data smažeme. Výjimkou jsou vystavené faktury a potvrzené dohody o doučování – podrobnosti v článku 8.
• Dohodu o doučování připravujeme, doručujeme a uchováváme jen na váš pokyn, když ji rodiči sami pošlete. Stranou dohody jste vy a rodič, Doučko ne.

4. Přístup provozovatele

Kvůli podpoře se můžeme přihlásit pod váš účet a vidět jej stejně jako vy – včetně údajů o vašich žácích. Každé takové přihlášení se zaznamenává. Děláme to jen když je to potřeba k provozu nebo když vám pomáháme s problémem.

5. Poznámky k žákovi

Soukromé poznámky u žáka vidíte jen vy. Přesto platí, že i ony jsou osobním údajem  – žák nebo jeho rodič má právo se na ně zeptat a dozvědět se jejich obsah. Pište je tak, abyste je mohli ukázat.

6. Dodavatelé

Zapojujeme dodavatele uvedené v zásadách ochrany osobních údajů (hosting, databáze, e‑maily, platby). Používáním Doučka s nimi souhlasíte. Smluvně je zavazujeme ke stejným povinnostem ochrany údajů, jaké máme my vůči vám, a za jejich plnění vám odpovídáme.

Přidání nebo výměnu dodavatele, který má přístup k údajům žáků, oznámíme e‑mailem nejméně 14 dní předem. Pokud se změnou nesouhlasíte, můžete do té doby vznést námitku; když se nedomluvíme, můžete Doučko přestat používat a data vám vydáme a smažeme podle článku 8.

Někteří dodavatelé zpracovávají údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Takový přenos chrání standardní smluvní doložky Evropské komise, rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo certifikace dodavatele v rámci EU‑US Data Privacy Framework.

7. Cookies a měření návštěvnosti

K provozu Doučka je nutná jediná věc – přihlašovací cookie. Ta se ukládá vždy, protože bez ní byste zůstali odhlášení.

Kromě toho měříme návštěvnost webu: kdy někdo přišel, z jaké země a města, na jakém zařízení a z jakého odkazu. Slouží to k tomu, abychom věděli, co má smysl dělat dál. Na tohle se ptáme předem a bez souhlasu se neuloží nic – ani cookie, ani záznam o návštěvě.

IP adresu neukládáme. Zemi a město dostáváme od hostingu v hlavičkách požadavku, takže víme odkud, ale nedržíme údaj, kterým by šlo dohledat konkrétní zařízení. Záznamy mažeme po šesti měsících a nepředáváme je reklamním sítím.

Když přijdete z odkazu s označením kampaně (například z Instagramu), uloží se na 90 dní do cookie, odkud jste přišli. Při registraci si tuhle informaci připíšeme k účtu – abychom věděli, co lidi k Doučku přivádí.

Změnit rozhodnutí

8. Ukončení

Přestanete‑li Doučko používat, je na vás, jestli vám data nejdřív vydáme (vyexportujeme), nebo je rovnou smažeme. Po zrušení účtu je smažeme nejpozději do 30 dnů, ze záloh zmizí nejpozději za 8 týdnů, kdy se zálohy samy přepíší.

Jednotlivého žáka smažete sami v jeho kartě. S ním se smažou i jeho lekce, poznámky, kontakty na rodiče, žádosti o lekce a balíčky; ze záloh zmizí nejpozději za 8 týdnů.

Uchováváme jen to, co uchovávat musíme nebo co slouží jako doklad i druhé straně: vystavené faktury (po dobu, kterou vyžadují účetní a daňové předpisy) a potvrzené dohody o doučování (po dobu trvání dohody a 4 roky po jejím skončení).

Dotazy: filipzradi@gmail.com
Související: Zásady ochrany osobních údajů · Obchodní podmínky